テレワークという働き方が加速化する背景
2020年、新型コロナウィルスの感染拡大は、企業活動に大きな影響を与え、テレワークを導入する企業が増えました。通勤に１時間要している人は、1日24Hではなく、22Hで考えなければなりません。育児に専念している主婦や主夫、家族の介護従事者、病気や怪我で通勤の困難な方など、出社したくても出社できず就業を諦めている人は、テレワーク制度により就労が可能となります。
自宅でのインターネット利用の問題点
職場にはインターネット環境が整備されているケースがほとんどですが、自宅の場合はそうとは限りません。最近は、携帯のテザリングやモバイルwifiルーターを利用しているケースもあります。自宅のインターネット回線が従量課金制になっていると、職場と同じ感覚でインターネットを利用するのは難しいかもしれません。
課題① インターネット料金は誰が負担するか？
在宅勤務を許可する場合のルールとして・・・
「インターネット環境は会社が用意するのか、従業員本人が用意するのか」
このルールを明確にしておくことをお勧めします。
課題② 会社のサーバーにアクセスする方法は？
会社のサーバーにアクセスしなくても在宅勤務は可能ですか？
よく「インターネット環境とパソコンさえあれば仕事はできる！」とお考えの方は多いですが、
実際、在宅勤務を行うと・・・
「社内のパソコンやサーバーにアクセスしなければ仕事ができない」
というケースもあるようです。
多くの会社では、社内ネットワークに外付けHDなどのファイルサーバーがあります。経理部門の方は、経理資料を保管し、人事部門の方は、履歴書や就業規則等の規定ファイルを保管しています。日常的に利用するエクセル/ワードのファイルは自分のPCではなく、社内のファイルサーバーで保管する方が多いと思います。
自宅でのインターネット利用の解決事例
自宅からアクセスできるようにしなければ、在宅勤務は困難です。これが原因で在宅勤務ができる人が限定されたり、在宅勤務を断念するケースもよく聞きます。この問題を対処するには、３つの方法があります。
① VPNを設定する
VPNとは「Virtual Private Network」の略称です。自宅のインターネット環境と職場のインターネット環境を結び、一時的に同一のネットワークにする技術です。自宅にいながら職場のネットワークに入れるので、あたかも職場にいるような感覚で仕事ができます。
VPNを利用すれば、通信経路を認証や暗号化を用いて保護するため、第三者が侵入できない、安全なネットワークを構築でき、最もオススメな方法です。しかし、導入するには職場のルーター設定や管理が必要で、社内、または社外のインフラ環境担当者のサポートが必要です。社内に情報システム部門がある場合、また社外にインフラ管理をアウトソースしている場合は、VPNの設定を相談してみると良いでしょう。
② オンラインストレージ
オンラインストレージとは、インターネットに接続する環境があれば社内のファイルサーバーと同じような感覚でファイル閲覧、コピー、変更などができるサービスです。
「DropBox」「OneDrive」「Googleドライブ」など最近は様々なオンラインストレージがあります。
以下の３つの内容を注意すれば、工数をかけることなく在宅勤務をスタートできます。
- 社内のファイルサーバーとオンラインストレージで２つの管理が必要になります。
- オンラインストレージで二人同時に保存した場合、複数のファイルができます。
- プライバシーマークなどのセキュリティの認証を取得している場合、社内規定の確認が必要です。
③ リモートアクセスサービス
リモートアクセスとは、手元の端末に社内にあるパソコンのデスクトップ画面を呼び出して操作することです。自宅から普段と同じPC環境で社内のデータを使用して仕事ができるのが特徴です。
「TeamViwer」「SplashTop」「AnyDesk」「MagicConect」など最近はリモートコントロールできるサービスがたくさんあります。
ルーターの設定も不要で比較的工数をかけることなく利用できますが、職場のPCを操作するため、職場のPCの電源をOnにする作業をどうするのか、という課題があります。
まとめ
最近は職場のネットワークにアクセスできるサービスがたくさんありますが、理想は、職場のネットワーク環境や職場のPCにアクセスしなくても仕事ができるようにすることです。
普段、職場にいてもサイボウズOfficeやGsuite、Office３６５などのグループウェアを利用し、社内のファイルサーバーを利用しない環境で仕事をしていれば、今回取り上げた３つの方法を考える必要はありません。
本当の意味で「インターネット環境とパソコンさえあれば仕事はできる！」環境を意識し、どこでも仕事できる仕組みを普段から実践しておくことが、スムーズに在宅勤務を行うポイントです。
